Первый шаг для улучшения коммуникаций в команде: Personal Maps
Автор
Иван Потапов
Тренер, Agile coach
В последнее время было несколько вопросов от скрам-мастеров, которых я менторю, о том, как улучшить личное взаимодействие в их командах. При этом команды были разные: одни стартовали свою работу в условиях "удаленки" и никогда не видели друг друга вживую, другие, наоборот, успели поработать в одном офисе.
Часто руководители и сами участники команд считают, что не стоит смешивать личное и рабочее, мол, неформальное общение на работе не обязательно, оно лишь отвлекает. Но они заблуждаются! Для высокой производительности команды у ее участников должны быть качественные неформальные отношения. Это можно наглядно показать используя Модель командной динамики Такмана.
Выбор инструмента
После обсуждения ситуации в команде остановились на том, что первым шагом в команде стоит применить инструмент из Management 3.0 - Personal Map.

На первый взгляд может показаться, что инструмент подходит лишь для знакомства команды, которая только собралась и участники друг друга еще не знают. Тогда почему мы выбрали его для действующих команд?

На это было несколько причин:

  • команда, собравшаяся уже в распределенном составе изначально не прошла фазу личного знакомства друг с другом. Удаленка способствовала тому, что люди много коммуницировали по рабочим задачам, но мало знали друг друга вне рабочих ролей;

  • команда, которая успела поработать вместе в офисе, за время удаленной работы частично сменила состав, а специальных активностей на неформальное знакомство после этого не было;

  • практика показывает, что инструмент позволяет даже давно работающим вместе командам найти что-то новое или общее между людьми, узнать друг друга еще лучше.
Personal map
Что из себя представляет инструмент?

Это визуализация информации о человеке в формате mind map. Но сама по себе визуализация не работает - важно, как это проводится в команде.

Как его применить в команде?

Существует множество вариантов того, как можно провести это мероприятие в команде, но в описанных кейсах я рекомендовал отталкиваться от следующего сценария:

1. Покажите команде пример персональной карты. Можно даже кратко продемонстрировать процесс разговора и заполнения карты. На примере можно указать несколько безопасных тем, чтобы участникам было проще сориентироваться, что спрашивать друг у друга. Это задаст рамки диалога, насколько подробно можно расспрашивать собеседника. При этом следует упомянуть, что важно проявить интерес к собеседнику и не зацикливаться на вопросах из примера.

2. Разбейте команду на пары. В каждой паре сначала один человек задает вопросы другому и рисует персональную карту собеседника, затем другой. Начинаем с имени собеседника в центре, а дальше в разные стороны отходят ветви с конкретными темами: хобби, образование, откуда родом, семья и т.д. От каждой темы отходят еще веточки с деталями.

Работа в парах позволяет разговорить участников команды, которые обычно молчат при обсуждениях на всю команду. Также в личной беседе люди зачастую более открыты.
Когда карты нарисованы попросите участников представить друг друга по этим картам всей команде.

Многие люди стесняются рассказывать о себе интересные вещи на всю команду, боясь сойти хвастуном или просто из застенчивости. Мы этот момент обходим просьбой представлять друг друга. Опыт показывает, что чаще всего рассказывая о коллегах, люди представляют информацию с карты в позитивном ключе, а это улучшает взаимоотношения в команде.
Выделение общих интересов, увлечений, мест сближает людей. В дальнейшем это поможет решать конфликты в команде более конструктивно, так как стороны конфликта могут вспомнить, что они не противоположности, у них есть что-то общее и они могут говорить на одном языке.
А что дальше?
Полученные персональные карты и карту команды можно вывесить на видное место: рядом с командными соглашениями или договоренностями с ретро, но каких либо специальных действий по результатам мероприятия планировать не нужно.

И это всё? С этим упражнением да, но не с темой личного взаимодействия и доверия в команде. В условиях распределенных команд стоит запланировать регулярные встречи и подбирать для них уже другие инструменты для углубления неформального знакомства. Через какое-то время можно вернуться и к персональным картам, но модифицировать сценарий проведения (например, в виде задачи нарисовать чью-то карту по тем данным, которые команда уже знает).

Процесс выстраивания отношений в команде не быстрый, а на удаленке еще и требующий большего внимания и целенаправленных усилий.

Поделитесь, использовали ли вы personal maps или его вариации? Как адаптировали под себя? Какой эффект заметили?
Ближайшие тренинги по Management 3.0